Görev Tanımları ve İş Akış Süreçleri

Üniversitemizin 2017 yılında tabi olduğu kurumsal dış değerlendirme sonucunda hazırlanan Kurumsal Geri Bildirim Raporunun “5. Yönetim Sistemi ve Karar alma Süreci” başlığı altında görev tanımları ve iş akış süreçleri, aşağıdaki ifadeyle iyileştirmeye açık yön olarak yer almaktadır.

“İdari ve destek birimlerinde görev alan personelin üstlendikleri görevleri bilmelerine karşın saha ziyaretlerinde yazılı olarak görev tanımlarının ve iş akış süreçlerinin olmadığı tespit edilmiştir. Bunun da bazı görevlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini engelleyen durumlar veya rol çatışmasına neden olabilmektedir.”

PUKÖ döngüsünün tamamlanmasını sağlamak amacıyla iç kalite güvencesi sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı çerçevesinde gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Strateji Daire Başkanlığı bünyesindeki İç Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından koordine edilen çalışmalar, 27 Ağustos 2020 tarihli Afyon Kocatepe Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Yönergesine göre yürütülmektedir. Kurulun ilk toplantısı 30.09.2020 tarihinde yapılmış ve Afyon Kocatepe Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı görüşülerek kabul edilmiştir. Afyon Kocatepe Üniversitesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı 19.10.2020 tarihli rektörlük oluru ile uygulanmaya başlamıştır. İç kontrol sürecine rektörlük idari birimler, eğitim birimleri, koordinatörlükler ile uygulama ve araştırma merkezleri iç paydaş olarak katılmaktadır.

Aynı konuda Üniversitemizin 2020 yılında geçirdiği ara değerlendirme sonunda hazırlanan İzleme raporunda aşağıdaki ifade yer almaktadır. Bu ifade iyileştirmenin tamamlanmasını öngörmektedir.

“2018 yılında İş Süreçleri Yönetimi Komisyonu Yönergesi oluşturularak üniversitedeki görev tanımlarını ve iş akış̧ süreçlerini belirlemekle ilgili Görev Tanımı Hazırlama Rehberi oluşturulmuştur. 2018 yılında görev tanımları ve iş akış̧ süreçleri bakımından pilot uygulama olarak tercih edilen Yabancı Diller Yüksekokulunun görev tanımları ve iş akış süreçleri tamamlanmıştır. Görev tanımları ve iş akış süreçleri, İç Kontrol Sistemi kapsamına alınmıştır. İç Kontrol Eylem Planında Haziran 2021 tarihinde tamamlanması öngörülmektedir.”

Tüm bu gelişmeler doğrultusunda Üniversitedeki görev tanımları ve iş akış süreçleriyle ilgili çalışmalar, 2021 yılı Haziran ayında tamamlanmıştır. Üniversitenin stratejik amaçlarına ulaşmak için gerekli faaliyetlerin etkili bir biçimde yerine getirilebilmesi için oluşturulan görev tanımları ve iş akış süreçleri, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen iç kontrol standartlarına göre düzenlenmekte ve iyileştirilmektedir.

Eylem Planı kapsamında 31.12.2021 tarihine kadar iç kontrol sürecinde yer alan 79 standarttan 65’i tamamlanmıştır. Görev tanımları ve iş akış süreçleri de dahil olmak üzere iç kontrol sistemiyle ilgili olarak yapılan tüm faaliyetler, her akademik ve idari birimin internet sayfasında “KURUMSAL” menüsünde yayınlanmakta ve izlenmektedir. Kalan 14 standart ile ilgili çalışmalar, ilgili kurulun gözetiminde iç paydaşlarla birlikte yürütülmektedir.

12 Ocak 2022, Çarşamba 696 kez görüntülendi